Jak zrobić wyciąg z konta dla swojej firmy
Wyciąg z konta to świetny sposób na podsumowanie transakcji z klientem. Pozwala na sprawdzenie, czy otrzymujesz płatności. Oprócz śledzenia zakupów klientów, zapewnia dokładny zapis cen każdego sprzedawanego przedmiotu. Możesz wysłać ten dokument do swoich klientów, aby przypomnieć im o wszelkich zaległych saldach. Ponadto zestawienie może pomóc Ci w wychwyceniu błędów w księgowości.
Wyciąg z konta powinien zawierać następujące informacje: nazwisko klienta, adres, numer telefonu i nazwę firmy. Klient powinien również otrzymać jasne instrukcje dotyczące sposobu dokonania płatności. Czasami klienci proszą o sprawdzenie całkowitej kwoty, którą są winni, w tym wszelkich dodatkowych opłat. Tego typu prośby mogą stać się frustrujące, jeśli informacje są niedokładne. Dostarczenie jasnych instrukcji pozwoli zapobiec takim problemom.
Wyciągi są zazwyczaj podzielone na dwie części, górna połowa wyciągu pokazuje nazwisko klienta i przegląd jego konta, a dolna połowa wyciągu wymienia szczegóły wszystkich transakcji pomiędzy kupującym a sprzedającym. Ponadto wyciąg może zawierać informacje o kosztach związanych z zakupem.
Przedsiębiorstwa, które sprzedają produkty i usługi na kredyt, zazwyczaj wydają wyciągi co miesiąc lub co dwa miesiące. Mogą również wystawiać wyciągi dla klientów, którzy zalegają z płatnościami. Dokument ten jest szczególnie pomocny dla klientów powracających, którzy mogą sprawdzić, czy na ich konto wpłynęły jakieś płatności.
Wyciągi z konta mogą być generowane ręcznie lub przez oprogramowanie. Jeśli jesteś zainteresowany samodzielnym wygenerowaniem wyciągu, możesz użyć szablonu Excela, aby go stworzyć. Po jego utworzeniu możesz wyeksportować go do formatu PDF i wysłać e-mailem do swoich klientów. Należy jednak uważać, aby nie umieścić w nim zbyt wielu informacji. Zachowanie zwięzłości i łatwości czytania sprawi, że klienci uznają go za przydatny.
Twój wyciąg z konta powinien zawierać następujące informacje: przedział czasowy, przedział dat, tabelę pozycji, podsumowanie transakcji oraz kwotę do zapłaty. Kubełki czasowe mogą być pogrupowane według daty wystawienia lub liczby dni zaległości. Kubełki z datą mogą być pogrupowane według daty wystawienia faktur.
Dodanie odpowiednich informacji do wyciągu z konta klienta może przejść długą drogę w poprawieniu przepływu gotówki. Upewnij się, że wszystkie informacje są aktualne. Klienci mogą być zdezorientowani przez nieaktualne informacje, a niedokładne informacje mogą zniszczyć Twoje relacje z nimi. Utrzymując wszystkie istotne informacje na oświadczeniu klienta, możesz uniknąć zamieszania i upewnić się, że otrzymasz wszystkie swoje płatności.
Używanie właściwych metod do generowania zestawienia rachunków pomoże Ci stworzyć informacyjny dokument, który jest łatwy do odczytania i zrozumienia. Ponadto, należy pamiętać, aby być uprzejmym i stanowczym wobec swoich klientów. W rezultacie, będą oni bardziej skłonni do spłacania swoich rachunków.